「働き方改革」が叫ばれ始めて久しい昨今。
ふとしたきっかけで、働き方改革に関するフォーラムに
参加する機会がありました。
そこで感じたのは、「働き方改革」の考え方や方法が、
ご自身でビジネスを進めるにあたっても、目覚ましい進化を
もたらす可能性があるという事です。
企業や公共機関など、何らかの形で勤務している方はもとより
ご自身でビジネスを営んでいる方も、本記事により
「なんか非効率。。。」な感じから脱却するヒントを
得られることと思います。
記事の目次
働き方改革 ～「改革」は「目的」ではない～
「働き方改革関連法」
この法律がいよいよ、２０１９年４月より施行されます。
２０１９年は大企業のみ対象ですが、
２０２０年４月からは、その範囲は中小企業まで広がります。
このような状況なので、規模に関わらず、各企業は「早急な」
対応を迫られてると言えるでしょう。
ここで、「目からウロコ」なお話がありました。
それは、「働き方改革」は目的ではなく、「結果」である
という事です。
「何のために」「どのような方法で」
これらが明らかでなければ、改革を成し遂げるのは
到底不可能です。
逆に、これらを常に念頭に置いて事を進めれば「改革」は成功
すると言えるでしょう。
このことは、ビジネスを進める上でもとても大事、
いや、「もはや必須」と言えます。
しかしながら、これらへの意識が低いゆえに、
「なんか進まない」「手が動かない」という状態になったり、
「ビジネス書を読むだけで満足」してしまったりします。
働き方改革具体例 ～ペーパーレス～
従来、企業では「紙」による管理が行われてきました。
提案書、経費申請、稟議などは、「署名と捺印」を紙に記載し
仕事が進んで行く業務でした。
こうして、仕事は「台帳」で管理するという事が
かつては当たり前。
しかし、先ほどお話した「どのような方法で」の一つに
「ペーパーレス」があります。
文字通り「紙から電子へ」という方法ですが
どのようなメリットがあるのでしょうか？
「ペーパーレス」のメリット
「台帳」での管理、それは「膨大な紙」との戦い。
当然のことながら、ペーパーレスが進めば
この戦いから逃れられます。
資源の保護にもつながり、地球にやさしい仕事となります。
さらに、台帳を保管する為のスペースに頭を悩ませることも
なくなります。
それだけではありません。
作成した資料を閲覧したり追記したりといった「再利用」の
ケースを考えてみましょう。
「台帳管理」の場合、
・保管場所から資料のありかを探し出す
・探し当てた台帳から「紙を手でめくり」
目的のページを探し出す
事が必要です。
一方、ペーパーレスが進んで「台帳管理」から「電子管理」へ
移行できていれば、データはパソコン上で保管出来るため、
「探す」手間も省けます。
このように、ペーパーレス化にはとても大きなメリットがあり、
昨今話題に上がっている「生産効率の向上」にも
大きく貢献する事は間違いないですね。
時には「紙」も
上記のメリットを考えると、一見全ての業務をペーパーレス化
するのが望ましいように感じます。
しかし、ここで大変興味深いお話を伺いました。
それは、なんでもかんでもペーパーレス化が良いという訳では
ないそうです。
・「紙」には「紙」の利点がある
・「手書き」の方がかえって効率的な場合もある
このお話は、ビジネスを自分で行う際にも参考になります。
パソコンに向かっていて、
「う～ん」とフリーズすることありませんか？
こんな時は「紙とペン」を用意して
思いついたことを書きなぐってみましょう。
止まっていた手が再び動くようになる。
かもしれません。
働き方改革具体例 ～テレワークの導入～
「テレワーク」とは
インターネットなどのICT（情報通信技術）を利用することで
会社などの本来勤務する場所から離れ、自宅などで仕事をする
ことができる仕組みの事です。
つまり、
・移動時間が不要になる
・通勤時間を作業時間に充てる事ができる
というような、メリットがあります。
またテレワークは、さまざまな場所での柔軟な働き方を
実現できる仕組みです。
自宅での作業に限らず、サテライトオフィス
（コワーキングスペースなどのシェアオフィス）を利用する等
さまざまな働き方の実現が可能となります。
「人手不足」の切り札！かも
テレワークの例として、代表例なのが在宅勤務。
企業で働く人達の中には、育児や介護等の為、
時短でしか働けないといった方がおりますが、
テレワークを活用すれば、そのような人々にも効率よく働いて
もらうことができるようになります。
結果として、育児・介護で悩む人々の離職、
つまり、昨今深刻になっている人材の流出による人手不足を
防ぐことにも繋がるわけです。
営業の「憂鬱」や「災害」
営業職の人は外勤が多く、報告のための帰社等は
少なからず業務負担を増やしている現実がありますが、
テレワークを導入することで、
このような負担も軽減することが可能になります。
台風の接近など、予期せぬ災害等が発生した場合も、
無理して出社することなく、
在宅勤務で各種業務に対応できるので、
通常時と同じように勤務することも可能です。
自分でビジネスやってるから関係ない？
自身でビジネスを始める場合、最初は一人だったり
近場の仲間だけの少人数だったりするかと思います。
気分転換で、コワーキングスペース等を利用する
なんて方もいらっしゃるでしょう。
しかし、そういった目線以外でも、決して「他人事」
とは言い切れません。
将来ビジネスが成長して来た時、
「組織化」が避けられなくなる場合もあるでしょう。
そんな時は、「近場で」とか、「顔見知りのみ」などと
言っていられなくなる、つまり、「幅広い雇用」が必要になる
事も想定されます。
今回テレワークのお話を伺ったので、将来「雇用」が
必要になった時でも、慌てずに済みそうです。
フォーラムで紹介されたソリューション
フォーラムでは、幾つかのソリューションも紹介されました。
その中で「自身でビジネス」を行っている方に役立ちそうな
情報を掲載します。
オフィス365の利用
マイクロソフト「Office 365」のサービスは、働き方改革に
効果的なITツールです。
ポイントは、会社の仕事がいつでも、どこでも、
安全に出来るという事です。
まずは、メール・スケジュール機能「Exchange Online」。
これを使えば、移動中であってもスキマ時間で、スマホや
タブレットから手軽にメールの処理が出来ます。
また、Office365のストレージ機能である
「OneDrive for Business」のアプリケーションを
スマホやタブレットに入れて活用出来ます。
保存したファイルをOneDrive for Businessの
フォルダに保存しておけばいつでも編集OK、
メールへの添付も出来ます。
オフィス365、スカイプの利用
Office 365の web会議機能「Skype for Business」には、
チャットツールがついています。
移動中だから電話に出られない。だけど、今すぐ確認したい。
しかしメールだとすぐに気づかない、という時にチャットで
話しかけるのが便利です。
なによりリアルタイムなやり取りが可能となり、
相手の反応が返ってくるため
メールより格段に仕事のスピードが上がります。
メールの送信やスケジュール管理、ファイルのシェアも、
インターネットにさえ繋がっていれば、場所にとらわれず
実施出来ます。
LanScope AN
操作がとても簡単なⅯⅮⅯ（モバイルデバイス）ソフト。
登録モバイルデバイス（スマホなど）の位置情報管理や
ＬＡＮ上のハードウェア、インストールアプリの統合管理等
様々な機能があります。
スマホ・タブレット・ＰＣの一元管理が行える大変便利な
アプリケーションです。
まとめ
「働き方改革」、会社経営者や勤務者以外の人には
一見関係無いようなお話だけかと思いましたが、
自身でビジネスを構築する人にも関係ありそうな内容も多く
とても有意義なフォーラムでした。
そのエッセンスを少しでもお伝えできればと思い、
記事を投稿させて頂きました。
最後までご購読いただき、ありがとうございました。