Excelでタスク管理表を作る方法｜状態・担当・期限で追える記入済み見本

こんにちは。バナナデスクです。

「未完了」が10件並んでいても、今すぐ着手できる仕事と、相手の返事がなければ動かせない仕事は違います。タスク管理表では、終わったかどうかだけでなく、次に何をすれば動くかを残したいところです。

今回は、LP、記事、講座準備の3案件にまたがる12タスクをExcelへ入力しました。期限だけで優先度を決めず、待ちの理由や完了の証拠まで確認する使い方を説明します。データは全て架空です。

執筆：バナナデスク｜WEBビジネスの設計・集客・改善

一件一行で、IDと次の行動を残す

見本の列は、ID、案件、作業、担当、期限、状態、停止理由、次の行動、完了記録、期限表示です。行の位置が変わっても同じ仕事を追えるよう、T01などのIDを付けています。

記入済みのExcel見本（XLSX）

黄色の列が入力欄、J列は式による表示です。B4の判定日は2026年10月8日に固定した見本で、利用する日に合わせて変更できます。原本を保存し、作業用のコピーを作って使ってください。

12件の中で、今見るべき仕事を分ける

T03は期限が近くても、料金表がないと進められない設定です。原稿へ着手したふりをするより、T02の待ちを解消する行動を先に確認します。T07の期限空欄は、期限に余裕があることではありません。

状態と担当で絞り、期限で並べる

Microsoftのフィルタ説明では、条件に合う行を表示し、それ以外を一時的に隠す操作として案内されています。見本はExcelのテーブルとして保存しており、状態列の見出しから対象を選ぶ構成です。

「相手待ち」だけを選ぶと、見本ではT02とT10の2件が対象です。どちらも相手待ちですが、T02は期限超過、T10は本日です。連絡先、前回の連絡、返答予定を見て次の行動を決めます。

並べ替える時は一列だけを切り離さず、同じIDの行全体を動かします。Microsoftの並べ替え説明でも、範囲の一部だけを並べ替えると元のデータとの対応が崩れる点を説明しています。T02の停止理由が別のタスクへ移っていないか、並べ替え後に確かめます。

絞り込みで消えた行は削除されたわけではありません。更新が見つからない時は、他の列にも条件が残っていないか確認し、一度解除して全12件へ戻します。行追加後は、テーブルの範囲に含まれたかも確認します。

制作時の確認として、2026年10月2日にWindows版Excelで「相手待ち」を選び、T02とT10の2件が表示されることを確認しました。解除後は全12件へ戻り、期限の昇順で並べ替えても、IDに対応する停止理由・次の行動・完了記録は同じ組み合わせのままでした。これは架空データによる操作確認で、仕事の遅れが減ったことを測定した結果ではありません。

期限と完了記録は、別の条件で表示する

状態を完了にした時は、完了記録が空なら「完了記録なし」と表示します。例えばT01の記録を消したまま完了だけを選ぶと、作業が終わった証拠が不足していることが分かります。記録を書けば何でも正しいという意味ではないので、実際の承認版や提出内容と照合してください。

期限比較は日単位で、時刻や休日の計算は含みません。状態欄は入力規則で選択できますが、貼り付けなどで想定外の文字が入っていないかも見直します。

翌日は、同じIDの行を更新する

10月9日に料金表が届いたと仮定すると、T02へ受領記録を書いて完了へ変更し、T03の停止理由を確認し直します。料金表が届いても内容が不足していれば、T03を自動的に作業中にはしません。B4を9日へ変えた後、本日と期限超過の表示も確認します。

13件目は、直前の行から数式と入力規則をコピーする

この見本をWindows版Excelで開いて確認したところ、末尾へIDを入力するだけでは、表の範囲が広がってもJ列の数式は入りませんでした。追加行は、直前の行と合わせてコピーします。並べ替えや絞り込みを解除した、配布時の12件の状態なら次の順序です。

1. 左上の名前ボックスへ A18:J19 と入力してEnterを押し、最後の既存行と次の空行を選びます。
2. Ctrl+Dで上の行を下へコピーします。J19の数式は、F19・I19・E19と判定日のB4を参照する形になります。
3. A19〜I19を、新しいタスクの内容へ置き換えます。IDはT13など重複しない番号にし、コピー元の完了記録や停止理由を残さないよう確認します。J19の数式は消しません。
4. 追加行の高さを既存行と同じ42にするか、文章が隠れない高さへ調整します。Ctrl+Dでは行の高さまでは同じになりません。
5. 状態欄の候補、期限表示、警告色、テーブルの範囲を確かめます。2件目以降も、直前の行と次の空行を選んで同じ手順で追加します。

検証用コピーでは、判定日を2026年10月8日のまま、追加行の期限を10月7日、状態を未着手にすると「期限超過」が赤色になりました。次に状態を完了、完了記録を空欄にすると「完了記録なし」が赤色になりました。コピー元のIDなどは動作確認に使った仮入力なので、配布ファイルへ追加せず、元の12件を保持しています。

当初は条件付き書式の警告色がExcelで出ない不備も見つかり、修正しました。配布版では期限超過と完了記録なしを赤、期限未入力を黄で表示します。色だけに頼らず、J列の文字で状態を確認できるようにしています。別のExcel環境で使う時も、追加した一行で同じ条件を試してください。

日付空欄・文字・0などの数式分岐は生成環境で再計算し、フィルタ・並べ替え・追加行・警告色はWindows版Excelで操作しました。実案件を一日運用した効果や共同編集は検証していません。毎日、未完了の行のうち一つを選び、停止理由を確認して、次に動ける状態へ更新してください。

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