ファイル名の付け方｜案件・日付・版を見分ける命名ルールの例

こんにちは。バナナデスクです。

「提案書_最終」「提案書_最終2」「提案書_本当の最終」。ファイルが増えた時に困るのは、名前が長いことより、どれを提出し、どれを今直しているのか分からないことです。

最終という言葉を増やす代わりに、案件、資料の種類、版、状態を分けてみます。たとえば「相談LP_原稿_v03_提出済.docx」。これだけでも、別の人が一覧を見た時に、選ぶための情報が残ります。

この記事では架空の制作案件を使い、命名例と提出後の扱いを整理します。実際のファイルを一括で改名する操作ではありません。使っている共有先やアプリの制約を確認しながら、自分の作業に合うルールを選んでください。

執筆：バナナデスク｜WEBビジネスの設計・集客・改善

名前の順序は、何から探すかで決める

案件をまたいで検索するなら案件名、毎日の報告を日付順で探すなら日付を先に置く方法があります。すべての資料に同じ長い名前を強制する必要はありません。

日付は「作成日」「打合せ日」「提出日」のどれかを先に決めます。内容を少し直すたびに日付も変えると、元の会議がいつだったか分からなくなる場合があります。この例では、打合せメモの日付は会議日、提出資料の日付は提出日とします。

小さな制作案件の命名規約例

次は、相談LPを作る案件の運用例です。ファイル名に書く情報と、別に管理する情報を分けます。

• 案件名は「相談LP」に統一する。「相談ページ」「LP相談」を混在させない。
• 版はv01、v02のように桁を揃える。修正を保存したら、前の版を残して一つ進める。
• 状態は「作業中」「確認用」「提出済」を使う。最新版かどうかは版と提出記録で確認する。
• 画像は「cover」「diagram01」などの用途と寸法を入れる。
• 誰が変更したか、何を変えたかは変更記録へ書く。すべてを名前へ詰め込まない。

共同編集サービスの版履歴を使う場合は、編集するたびに複製ファイルを作るより、一つの原本とサービスの履歴を使う方が合うこともあります。それでも提出時の版や、外部へ渡した書き出しファイルは記録しておくと照合できます。

原稿・画像・提案書15点の変更例

以下の旧名と新名は、すべて架空の名前です。「新名へ変えれば内容も正しい」とは限らないので、表は元ファイルとの対応を確認するために使います。

画像の寸法は例です。名前だけ640×360へ変えても、画像サイズが変わるわけではありません。実ファイルの寸法を確認してから付けます。また、拡張子を変更しても別形式へ変換されません。アプリの書き出し機能を使い、形式と名前を一致させます。

提出済みと作業中を、名前だけに頼らず分ける

提出したv03を後から上書きすると、相手が見ているものと手元のものが同じ名前で違う内容になります。この例では、提出済みを保持し、修正はv04で行います。

間違った版を送った時は、名前だけ変えて黙って差し替えず、訂正版であることと変更箇所を相手へ伝えます。共有リンクが同じでも、差し替わった時刻と版が分かる記録を残してください。

Windowsと共有先の制約を確認する

MicrosoftのWindows命名規則では、< > : " / \ | ? *などの文字や、CON・NULなどの予約名を通常のファイル名として使えません。名前の末尾の空白やピリオドも避けます。大文字と小文字だけの違いで別ファイルを区別しない方が安全です。

OneDrive・SharePointの公式制約にも、使えない文字や名前、組織によって異なる条件が示されています。使える名前をWindowsだけで判断せず、実際の共有先と相手が開くアプリでも確認します。

ファイル名だけ短くても、上位フォルダを含むパス全体が長いと、別の制限に触れることがあります。すべての環境で同じ文字数まで使えると考えず、長いフォルダ階層と説明を重ねすぎないようにします。

既存ファイルは、一つの案件で対応表を作ってから整える

最初から全フォルダを一括変更する必要はありません。一案件のコピーで旧名と新名の対応表を作り、同じ新名が重複しないか、提出記録との対応が分かるかを確認します。サイトから参照している画像、共有リンク、他の文書から参照されるファイルは、改名で影響が出ることもあるため先に用途を調べます。

運用を始めた後は、ファイル名だけで見分けられなかった場面を一つ記録し、必要な項目だけ追加します。長い規約を作るより、「今渡す版を全員が同じように選べるか」でルールを点検してみてください。

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