進捗管理表の作り方｜止まった理由と次の担当が分かる記入例

こんにちは。バナナデスクです。

進捗表には「原稿80%」と書いてある。でも、今日デザインへ渡せるのかは分からない。残り20%が句読点の調整なのか、料金を決める作業なのかで、次の人の動きは大きく変わります。

進み具合を一つの数字へまとめる前に、何ができていて、何を待ち、誰が次に動くかを書いてみます。「原稿v02は作成済み。料金欄だけ責任者の確認待ち。10月9日までに返答を確認」なら、必要な行動が見えます。

ここでは架空のLP制作を題材に、開始時と一週間後の進捗管理表を作ります。Excelや特定アプリの機能ではなく、どの表にも必要な情報の設計を扱います。

執筆：バナナデスク｜WEBビジネスの設計・集客・改善

一行を「完成物」と「次の動き」で作る

最低限、作業名、状態、確認できる完成物、止まる理由、次の担当、次の行動と期限を置きます。作業責任者と、今ボールを持っている人が同じとは限りません。

この例で「確認待ち」は成果物を渡し、確認者からの回答を待っている状態です。「完了」は、あらかじめ決めた完了条件を満たした状態です。担当者が作業を終えた時点で、自動的に完了へ進めません。

開始時の表：10月5日時点

役割は、事業責任者、編集担当、制作担当の三つとします。名前や日付は説明用の架空設定です。

最後の公開確認は、まだ具体的な実施日を置けないため、前提を記しています。公開希望日だけを書いて、必要な確認時間を省いた予定にしないようにします。

一週間後の表：10月12日時点

ここでは6件中2件が完了ですが、「プロジェクトは33.3%完成」とは表現しません。原稿と実装の作業量や重要性が同じとは限らないからです。件数を示すなら「完了条件を満たした項目は2／6」と記し、作業量の割合と区別します。

進捗表から短い共有文を作る

10月12日時点で、提供条件v02と原稿v03は承認済みです。配置案Bはスマホの表順への回答待ち、画像2は利用条件の確認待ちです。

責任者は10月13日12時までに表順をご回答ください。編集担当は同日15時までに画像2の確認結果を共有し、使えない場合の代替案を提示します。制作担当は承認済み部分の実装を進め、10月14日に全体の確認開始日を更新します。

未確認の画像を使った公開は行いません。代替で進める場合も、見本を共有してから配置を確定します。

Atlassianの週次進捗共有の説明でも、現在の状態だけでなく、判断の理由、リスク、次の対応、必要な支援を伝える考え方が示されています。この例も「順調です」という評価より、誰のどの回答が必要かを中心にしています。

期限を過ぎた時は、古い日付を消すだけにしない

期限変更の例を残すなら、「配置案承認：当初10月10日→回答期限10月13日12時。理由：スマホの表順の確認を追加。影響：実装と検証開始日を再調整」のようにします。

変更履歴がない表では、いつ見ても期限内に見えてしまいます。責任追及のためではなく、遅れやすい前提と実際に必要な待ち時間を次回の計画に反映するために残します。

一方、急ぎの確認待ちを週次更新まで放置する必要はありません。日々動く仕事は状態が変わった時に更新し、週次では全体への影響をまとめます。表を更新しただけで相手へ依頼したつもりにならず、回答が必要な担当には対象と期限を明示します。

更新しない列を増やすより、再開できる情報を残す

進捗率、予定工数、実績工数、難易度を全部入れても、更新できなければ判断には使えません。最初は一つの案件で、止まった仕事について「誰が何をすれば再開するか」が分かるかを確かめます。

完了した仕事の記録も残してください。原稿を渡したつもりでも、制作側が古い版を使っていれば後戻りになります。状態だけでなく参照する完成物が分かる表にすると、次の人へ渡す仕事まで管理できるようになります。

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