こんにちは。バナナデスクです。
返事がない相手へ、「その後いかがでしょうか」と送る。丁寧な言い方ですが、相手が複数の案件を抱えていると、何の件で、何を返せばよいかを探すところから始まります。
催促メールでは、強い表現にする前に、返してほしい答えを具体的にします。「ご確認をお願いします」より、「A案で進めてよいか、修正が必要かをお知らせください」の方が、返信する作業が分かります。
ここでは、原稿・素材・承認を待つ三つの架空ケースを扱います。何日後に送れば必ず正しいという基準はありません。元の合意期限と、次の作業に必要な時間を基に考えます。
催促前に、元の依頼が届き、答えられる状態か確認する
送信済みのメールを開き、宛先、添付、対象資料、お願いした内容、期限を見ます。自分は依頼したつもりでも、返信が必要だと書いていなかったり、共有ファイルへアクセスできなかったりすることがあります。
追加の回答が他のメールやチャットへ届いていないかも確認します。行き違いがあるなら、催促より先に受領連絡を返します。誰が悪いかを判断する前に、案件がどこで止まっているかを確かめるわけです。
書く順番は、対象の依頼、今必要な回答、希望する時刻、その理由、難しい場合の返し方です。件名も「ご確認」だけでなく、案件名と必要な返答を入れると探しやすくなります。
例1：提出予定を過ぎた原稿を確認する
元の依頼：10月5日に、サービス紹介記事の初稿を10月8日15時までに共有してもらうことで合意。10月9日の確認作業に使う予定だった、という仮例です。
件名：サービス紹介記事の初稿／共有予定の確認
お世話になっております。10月8日15時を予定していた、サービス紹介記事の初稿について確認のご連絡です。現時点で、案件フォルダと受信メールでは共有を確認できておりません。
10月9日の原稿確認を調整したいため、本日17時までに現在の状況と、共有できる予定時刻をお知らせいただけますか。初稿の完成が難しい場合は、できている範囲と残る作業も併せて教えていただけると助かります。
別の方法でご共有いただいていましたら、行き違いで失礼いたしました。保存先をご案内いただけますと幸いです。
ここで求めているのは、17時までの完成そのものではなく、状況と予定の回答です。元の締切に遅れているからといって、こちらが一方的にさらに短い納品期限を設定していません。
例2：依頼した素材が一部足りない
元の依頼：10月6日に、掲載するプロフィール文、ロゴ、サービス画像を10月9日12時までに共有するよう依頼。プロフィール文とロゴは受領済みで、画像だけ未確認の例です。
件名：相談LP掲載画像1点／共有予定の確認
プロフィール文とロゴをお送りいただき、ありがとうございます。相談LPの制作素材のうち、サービス紹介画像1点について確認です。
画像を配置した初稿を10月10日に作る予定のため、10月9日12時までに共有可能か、お知らせいただけますか。まだ選定中でしたら、用意できる予定日をご返信ください。先に画像なしで配置を確認する案もご相談できます。
今回掲載してよい画像かどうかも併せてご確認をお願いします。受領済みのプロフィール文とロゴの再送は不要です。
「素材が届いていません」だけでは、相手は送ったはずの二点も探し直してしまいます。届いているものを明示し、不足を一つに絞ると、対応する範囲がはっきりします。
例3：原稿の承認を待っている
元の依頼：10月7日に原稿v03を共有し、10月9日17時までに「問題なし」または修正箇所を回答してもらうよう依頼。予定を過ぎても回答がない場面です。
件名：相談LP原稿 v03／公開前確認の回答について
10月7日に共有した相談LP原稿v03について、公開前の確認状況を伺いたくご連絡しました。
料金と提供範囲に問題がないか、問題なし／修正ありのいずれかでご返信いただけますか。修正がある場合は、該当する見出しと変更内容をお知らせください。
公開作業の日程を組み直すため、10月10日12時までに、ご回答または確認できる予定をお知らせいただけると助かります。確認が済むまでは、現在の原稿で公開せずお待ちします。
「返事がなければ公開します」と、自動的に承認扱いへ変えない例です。元の契約や合意で別の運用を定めている場合は、それを確認してください。単に返信が来ないという理由だけで、相手の承認を補ってはいけません。
やわらかさは、曖昧にすることとは違う
「お忙しいところ大変恐縮ではございますが」を何度も重ねても、必要な返答が不明なままでは進みません。事情を決めつけず、難しい場合には予定だけでも返せるようにする方が、実務上の配慮になります。
| 避けたい表現 | 置き換える例 |
|---|---|
| まだ届いていません。至急お願いします | こちらでは共有を確認できていません。保存先または共有予定をお知らせください |
| 早めに確認してください | 10月10日の作業調整のため、同日12時までに回答予定をお知らせください |
| 何度もお願いしています | 10月7日に共有したv03の料金欄について、確認状況を伺います |
| 無理ならそう言ってください | 希望時刻が難しい場合は、対応可能な日時をご提案ください |
相手が社外の人なら、こちらの都合だけを期限の根拠にせず、合意した作業や日程を示します。長期間の不通や契約上の対応が必要な場合は、この例文だけで解決する範囲を超えるため、社内の責任者や契約時の連絡方法へ戻ります。
返事がない時は、連絡記録を一箇所へ残す
| 案件 | 元の依頼 | 確認連絡 | 次に確認すること |
|---|---|---|---|
| 初稿 | 10月5日依頼、10月8日15時提出予定 | 10月8日16時に予定確認 | 同日17時に返信有無を確認 |
| 画像 | 10月6日依頼、10月9日12時共有希望 | 受領済み2点と不足1点を整理 | 画像なしで進める可否を合意 |
| 原稿承認 | 10月7日依頼、10月9日17時回答希望 | 10月10日9時に確認 | 同日12時に回答予定を確認 |
同じ文面を短時間に繰り返し送るより、相手が見られる連絡先と、別の連絡手段を使う条件を確かめます。通話で決まった場合も、文書へ結論を戻しておくと、後の作業者が追えます。この考え方は、GitLabの文書化を重視した連絡方針でも示されています。
催促文を書いたら、相手が一行で返すとしたら何と答えるかを考えてみてください。「明日15時に出します」「A案で問題ありません」と返せるなら、必要な答えが伝わる文面になっています。