Googleスプレッドシートでタスク管理｜共有する担当・状態・期限の一覧を作る

こんにちは。バナナデスクです。

期限が10月12日でも、10月9日に一度連絡を確かめたい仕事があります。仕事の管理表で期限だけを見ていると、この途中の確認を拾えません。「いつまでに終えるか」と「次にいつ確かめるか」を別の列にすると、決めた日に確認する仕事を選びやすくなります。

この記事では、八件の架空の制作業務を使い、担当別の未完了と、決めた日に確認する未完了を、それぞれ名前を付けて呼び出せる一覧にします。二つとも四件ですが、表示する仕事は同じではありません。条件と仕事の番号を照合し、最後に元の八件へ戻すところまで進めましょう。

執筆：バナナデスク｜WEBビジネスの設計・集客・改善｜更新：2026年11月10日

一行を一つの仕事にして、日付の意味を分ける

Googleスプレッドシートは、ブラウザで表を作成・編集する表計算ツールです。表の一つ一つのマスをセルと呼び、A1のように列の英字と行の数字で位置を示します。

まず空の表に、下の見出しと八行を入力します。A列を「ID・仕事」、B列を「担当」、C列を「状態」、D列を「期限」、E列を「次の確認」にします。見出しを含めた範囲はA1:E9で、A列1行目からE列9行目までを指します。IDは仕事を見分けるための番号で、ここではS1〜S8を使います。

ID・仕事	担当	状態	期限	次の確認
S1 原稿の料金照合	編集A	作業中	10/9	10/9
S2 図解の原本受領	編集A	確認待ち	10/12	10/9
S3 図解の修正	制作B	未着手	10/13	10/12
S4 誤字の点検	編集A	完了	10/8	10/8
S5 案内文の初稿	外部C	作業中	10/9	10/9
S6 案内文の確認	編集A	未着手	10/12	10/12
S7 画像の書き出し	制作B	作業中	10/9	10/9
S8 公開内容の照合	編集A	未着手	10/14	10/14

日付の年はすべて2026年です。D2:E9には「2026/10/9」のように年を含む日付を入力し、セルの日付の表示形式を月日へ整えます。見た目が「10/9」でも、比較する値は2026年10月9日です。文字列の「10/9」と日付の値が混ざると、並べ替えや条件の判定が意図どおりにならないことがあります。

「期限」は、その仕事を終えることになっている日です。「次の確認」は、進み具合や返事を次に確かめる日です。S2は、原本を受け取る期限が10月12日で、その前の10月9日に届く見込みを確認する例です。期限が12日だからといって、9日の確認対象から外してはいけません。

架空タスクS2「図解の原本受領」の期限10月12日と次の確認10月9日を、別々のカードで示す図。期限より先に状況を確かめる日がある。 — S2は2026年10月12日が期限ですが、状況を次に確認する日は10月9日です。二つを別の日付列にすると、「期限が来る前に確認する仕事」を見つけられます。図の日付は、専用シートに取り込んだ架空データの値です。

運用時には、右側に成果物と更新メモの列も設けます。成果物には確認したファイル名など、更新メモには確認内容と日付を残します。S4なら「原稿v03／料金表と本文の誤字を照合／10月8日確認」という架空の記録です。「完了」とだけ書くより、やり直すときに何を見ればよいかが分かります。

プルダウンは、用意した候補から値を選ぶ入力欄です。状態の呼び方をそろえるため、未着手・作業中・確認待ち・完了の四つを使います。先に、それぞれを選ぶ場面を決めておきます。

未着手：その行の仕事をまだ始めていない。
作業中：担当者がその行の仕事を進めている。
確認待ち：原本の到着や、他の人の返答・確認を待っている。
完了：決めた成果物と確認項目を照合し、その行の仕事を終えた。

入力規則は、セルに入れる値の条件を決める設定です。以下は、Google公式のプルダウン手順に沿って、通常のセル範囲C2:C9へ候補を設定する方法です。

この公式手順で通常セルに設定するプルダウンは、候補外の入力を既定で拒否し、警告を出して入力を認める設定にも変更できます。今回の検証シートは、列ごとに「日付」「プルダウン」などの入力の種類（型）を指定できるGoogleの「テーブル」機能を使っているため、通常セルの手順とは分けて扱います。

見出しを除いた状態欄のC2:C9を選びます。
「挿入」のプルダウン、または「データ」の入力規則から、候補を設定する画面を開きます。
未着手・作業中・確認待ち・完了の四つを候補にして保存します。
各セルの状態が上の八行と一致するか確認します。たとえば、S2は確認待ち、S4は完了です。

2026年11月9日にChromeで、検証用のテーブルのC2を「作業中」から候補外の「済」に変えると、保存され、赤い印と「無効: 指定したリスト上のアイテムを入力してください」が出ました。Google公式のテーブル説明にも、列の型に合わない値への警告が案内されています。

C2のプルダウンを開き、編集ボタンから「詳細オプション」へ進むと、表示スタイルだけが見え、入力拒否と警告を切り替える項目は見当たりませんでした。拒否への設定変更は試していません。

C2は候補から「作業中」に戻し、全8行が開始時と一致することを確認しました。候補を使っても未完了の仕事に「完了」を選ぶ誤りは防げないため、成果物と照合した記録を残します。

同じ八件から四件を選ぶフィルタ表示と、共有権限による閲覧範囲を区別する図 — 架空の共有タスク表。フィルタ表示を秘密の保管方法には使わない。

共同の表で、自分の見る条件を保存する

フィルタ表示は、元の行を残したまま、条件に合う行だけを見る設定を名前付きで保存する機能です。共同編集の公式案内では、他の人の表示へ影響させたくない場合に使う方法として紹介されています。共同の表に掛ける通常のフィルタと、自分が開くフィルタ表示を区別して操作します。

以下は、元の五列を使う手順です。成果物や更新メモなどの列を追加した場合は、その列まで含めた表全体を対象にしてください。一列だけを並べ替えると、仕事と担当、日付などの対応が崩れるため、範囲を先に確かめます。

一つ目は「編集Aの未完了」です。

見出しを含めてA1:E9を選び、ツールバーのフィルタ表示メニューから、新しいフィルタ表示を作成します。
表示の名前を「編集Aの未完了」にします。
担当列の絞り込みで、編集Aだけを選びます。
状態列では完了を外し、未着手・作業中・確認待ちを残します。日付では絞り込みません。
名前と条件を保存し、表示された仕事のIDを確認したら、フィルタ表示を閉じます。

二つ目は「10月9日に確認する未完了」です。

元の八行に戻ってから、同じ表全体を対象に、新しいフィルタ表示を作成します。
表示の名前を「10月9日に確認する未完了」にします。
担当列は全員を対象にし、状態列では完了を外します。
「次の確認」列で2026年10月9日に当たる値を選びます。「期限」列は絞り込みません。
名前と条件を保存し、表示された仕事のIDを確認します。

この「10月9日」は、例として固定した2026年10月9日です。操作した当日の日付を使う条件ではありません。二つ目を一つ目の表示から作る場合も、担当を編集Aに限定する条件が残っていないか確かめてください。

この八行は架空の制作業務ですが、2026年11月6日に専用のGoogleスプレッドシートへ取り込み、状態のプルダウン、日付列、上記二つの保存済みフィルタ表示を実際に作成しました。Chromeのツールバーから各表示を開いた結果は、次のとおりでした。

編集Aの未完了：S1・S2・S6・S8の四件。
10月9日に確認する未完了：S1・S2・S5・S7の四件。

S2が両方に入る理由は、それぞれ異なります。一つ目では、担当が編集Aで、状態が確認待ちだからです。二つ目では、次の確認が10月9日で、まだ完了していないからです。期限の10月12日は、今回の二つの絞り込み条件には使っていません。件数が四件でそろっていても正しいとは限らないので、IDまで照合してください。

実際に確認した二つのフィルタ表示を比較。編集Aの未完了はS1・S2・S6・S8、10月9日に確認する未完了はS1・S2・S5・S7。S1とS2が共通する。 — 二つの表示はどちらも未完了4件ですが、内訳は異なります。

最後に、開いているフィルタ表示を閉じ、S1からS8までの八行へ戻ったか確かめます。条件に合わない行は削除されたわけではなく、表示から一時的に外れています。今回の確認でも、フィルタ表示を閉じると八件へ戻りました。保存した名前から再び開けば、同じ条件で仕事を確認できます。

専用シートの元の表8件からフィルタ表示4件になり、その表示を閉じると8件へ戻る流れ。行を削除する操作ではなく、表示の切り替えである。 — 2026年11月6日のChromeでの確認では、保存した各フィルタ表示を閉じると架空データの8件に戻りました。この図はその一つのアカウントでの表示確認を示します。他のアカウントの画面や共有権限、通知の動作を確認したものではありません。

ここまでの確認は、架空8件の専用シートと一つの所有者アカウントで行いました。11月6日に確認した二つの保存済みフィルタ表示は各4件で、閉じると8件へ戻りました。11月9日は、候補外入力と期限の1日変更、セル編集履歴を追加で確認しました。

範囲保護で11月10日に試したのは、所有者アカウントでA2の警告を表示し、キャンセルするところまでです。別アカウントでの閲覧・編集、編集者を限定したときの入力制限、共有通知、共同編集者の実操作は未試験です。共同で使う前に、予定する共有先で表示や入力、編集制限が意図どおりかを確かめてください。

範囲保護は、指定したセルを変更するときに警告を出したり、編集できる人を限定したりする設定です。Googleの範囲保護の説明は、保護をセキュリティ対策として使わないよう明示しています。コピーや書き出しが可能な場合があり、非表示のシートも秘密の保管先にはなりません。

共有権限は、そのファイルを誰が閲覧・編集できるかを決める設定です。外部CへS5だけを見せたいのに、八件全体のファイルを共有してフィルタでS5だけ表示しても、閲覧範囲を制限したことにはなりません。この例で運用するなら、外部C向けの依頼と提出欄を別ファイルに分け、内部表には対応するIDと提出先を残します。

2026年11月10日には、架空8件の試験用シートをChromeで開き、所有者アカウントで警告を試しました。