こんにちは。バナナデスクです。
タスク管理ツールを変えたのに、結局「返事待ち」の仕事を忘れてしまう。こういう時は、機能が少なかったのではなく、比べる時に自分の仕事を入れていなかった可能性があります。
おすすめの順位だけで選ぶより、日頃の五つの仕事を候補へ置いてみます。今回は、一人の予定、文章の資料、外部への依頼という違いから、Google ToDoリスト、Notion、Trelloを比較する設計を作ります。以下は公式情報を踏まえた選定基準と試用の進め方で、三つを実際に使い比べたレビューではありません。
試す仕事を、候補によって変えない
| ID | 比較用の架空タスク | 必要な確認 |
|---|---|---|
| T1 | 10月9日17時までに原稿へ返答 | 日時、通知、元の依頼への参照 |
| T2 | 画像二点の返答待ち。10月9日10時に再確認 | 待ち状態と自分の次の行動 |
| T3 | 記事一本を外部担当へ依頼 | 担当、締切、見せてよい資料の範囲 |
| T4 | 毎週金曜に来週の公開予定を点検 | 繰り返し、単発変更、一回の完了 |
| T5 | 原稿v03と修正理由を残して完了 | 文書・履歴・完了の証拠を後で探せるか |
五件を入れる操作の速さだけを比べません。T2が待ち一覧から見つかるか、T3の外部担当が関係ない仕事を見られないか、T5を翌週に探せるかまで見ます。
一人用、資料と一体、共同の進捗で見る場所が違う
Google ToDoリストは、Gmailの依頼から自分の行動を残す候補です。Google公式のメールからの追加手順があり、T1のような仕事と対応します。ただし、個人用のリストだけで、外部への権限管理まで済むと考えないようにします。
Notionのデータベースは、各項目がページで、状態や日付などの属性を付けられます。原稿や判断理由も同じ項目へまとめたいT5が比較の場面になります。整理の自由度がある分、入力項目とビューを誰が保つかも決めます。
Trelloは、カードを制作の状態へ並べて、T3の依頼から確認までを追う候補です。ただし、公式のゲスト説明では、招待されたボードのカードは全て見え、特定カードだけを隠すことはできません。外部担当に見せる範囲が異なる場合、ボードの分け方から考えます。
無料の上限は、メンバーとゲストを分けて数える
2026年10月2日に確認したTrelloの料金表では、Freeは一つのWorkspaceで最大10人の共同利用者、最大10ボード、月250回のコマンド実行という条件でした。Standardは年払い時一人月5米ドル、月払い6米ドルという表示です。人数、ボード、実行回数を同じ単位として混ぜないことです。
Notionの料金表では、Freeの個人利用と二人以上の共同利用でブロックの条件が異なります。外部担当をゲストとして招くのかメンバーにするのか、履歴や添付の上限は何かを、自分のWorkspaceで確認します。
料金表の月額換算だけを合計せず、契約周期と課金される人数を控えます。外部担当を二つのボードへ招くなど、運用変更で条件が変わる場合も、追加前に照合してください。
書き出せることと、元どおり戻せることは違う
Trelloの書き出し説明では、ボードのJSONとPremiumのCSVが区別され、CSVにコメントは含まれないとされています。ファイルが得られても、それを読み込めば同じボードを復元できるとは限りません。
比較時はT5の原稿、修正理由、担当、期限、完了状態の五つが、出力したファイルへ残るかを確認します。別のツールへ移る可能性があるなら、添付原本も持ち出せるかを別に見ます。
選定メモには、使えた根拠と残る手間を書く
| 記録 | 良い書き方の例 |
|---|---|
| 一人用の判断 | T1をメールから作り、予定日時に通知を確認。共同の権限管理は別途必要 |
| 待ち仕事の判断 | T2を状態と確認日で抽出できた。毎朝見るビューを決めた |
| 外部共有の判断 | T3の共有範囲をテストアカウントで確認。無関係な資料は別の場所へ分けた |
表は記録の書き方を示す架空例で、この三つのサービスを実操作して得た結果ではありません。「便利だった」の感想だけでなく、どの仕事がどう扱えたかを書くと、自分の用途に合うかを見返せます。
全員が同じツールを使うことより、依頼、担当、期限、待ち、完了の行き先が決まることが先です。五件を一往復させ、入力と更新を続けられる候補を選びます。