AIに売上表を分析させる前に｜集計ミスを防ぐデータ整理と確認の手順

こんにちは。バナナデスクです。

売上表をAIへ渡して「どの商品が伸びていますか」と聞いたら、分かりやすい分析が返ってきた。でも合計を見ると、いつもの管理表と数字が違う。そんなとき、文章の言い回しを直しても原因には届きません。

返金がプラスの金額で記録されている、同じ取引を二度取り込んでいる、翌月の行が混ざっている。どれも、表を見ただけではAIに伝わらない可能性がある条件です。

この記事では、30行の架空データから、集計条件を決め、誤りを見つけ、分析文を採用できる状態にするまでを示します。計算は実際に行っていますが、事業の実績やAI製品の精度実験ではありません。税務上の売上計上ではなく、指定した期間の取引を整理する管理用の例です。

執筆：バナナデスク｜WEBビジネスの設計・集客・改善

「売上を分析して」の前に、合計の意味を決める

申込日、入金日、サービス提供日では、同じ取引でも属する月が変わることがあります。今回は「2026年9月の日付を持つ完了取引を対象に、購入から返金を差し引いた税込の金額」と定義します。

1行は一つの取引記録で、購入者一人ではありません。同じ人が二度購入する場合もありますし、返金は購入と別の取引として記録されています。この定義を決めずに行数を顧客数として扱うと、人数まで誤ります。

今回の計算条件
項目	採用する条件
期間	2026年9月1日以上、10月1日未満
状態	完了のみ。取消は除外
重複	同じ取引IDで内容も同じ行は一度だけ数える
金額	すべて同じ税込・円の条件
返金	元データの正の金額を、集計時は負の金額にする
対象外	利益、税額、顧客人数、商品別の需要増減

読者の表では、取引IDが一つでも明細行が複数あるかもしれません。その場合、IDが同じという理由だけで削除してはいけません。注文単位なのか、商品明細単位なのかを先に確認します。

30行をそのまま足すと522,500円になる

架空の商品は、相談33,000円、講座11,000円、教材5,500円です。最初の24行は各8件の完了購入。続く6行には、返金2件、重複1件、取消1件、期間外2件を入れています。

計算に使った架空の元データ30行。金額は税込円、返金も元データでは正の数
行	取引ID	日付	商品	種別・状態	金額
1	T001	2026-09-01	相談	購入・完了	33,000
2	T002	2026-09-02	講座	購入・完了	11,000
3	T003	2026-09-03	教材	購入・完了	5,500
4	T004	2026-09-04	相談	購入・完了	33,000
5	T005	2026-09-05	講座	購入・完了	11,000
6	T006	2026-09-06	教材	購入・完了	5,500
7	T007	2026-09-07	相談	購入・完了	33,000
8	T008	2026-09-08	講座	購入・完了	11,000
9	T009	2026-09-09	教材	購入・完了	5,500
10	T010	2026-09-10	相談	購入・完了	33,000
11	T011	2026-09-11	講座	購入・完了	11,000
12	T012	2026-09-12	教材	購入・完了	5,500
13	T013	2026-09-13	相談	購入・完了	33,000
14	T014	2026-09-14	講座	購入・完了	11,000
15	T015	2026-09-15	教材	購入・完了	5,500
16	T016	2026-09-16	相談	購入・完了	33,000
17	T017	2026-09-17	講座	購入・完了	11,000
18	T018	2026-09-18	教材	購入・完了	5,500
19	T019	2026-09-19	相談	購入・完了	33,000
20	T020	2026-09-20	講座	購入・完了	11,000
21	T021	2026-09-21	教材	購入・完了	5,500
22	T022	2026-09-22	相談	購入・完了	33,000
23	T023	2026-09-23	講座	購入・完了	11,000
24	T024	2026-09-24	教材	購入・完了	5,500
25	R001	2026-09-25	相談	返金・完了	33,000
26	R002	2026-09-26	教材	返金・完了	5,500
27	T005	2026-09-05	講座	購入・完了	11,000
28	T028	2026-09-28	相談	購入・取消	33,000
29	T029	2026-08-31	相談	購入・完了	33,000
30	T030	2026-10-01	講座	購入・完了	11,000

金額列を全部足すだけなら522,500円です。しかし、この数字は今回定義した9月の管理用合計ではありません。表計算でもAIでも、足し算そのものが正しいことと、対象行が正しいことは別です。

元データを残し、採用・除外・符号を別欄にする

修正前の表を残したうえで、「採用判断」「判断理由」「集計用金額」を追加します。取消の行を消してしまうと、後からなぜ合計が変わったか追えません。以下のように、判断した内容を残す方が確認できます。

注意する6行の処理
行	処理	集計用金額
25	9月の完了返金。符号をマイナスへ	−33,000円
26	9月の完了返金。符号をマイナスへ	−5,500円
27	5行目と同一のT005。重複として除外	0円
28	取消のため除外	0円
29	8月31日で期間外	0円
30	10月1日で期間外	0円

元データにすでにマイナスで返金が入っている場合、この処理をそのまま重ねるとプラスへ戻ってしまいます。入力の仕様を確認してから、符号の揃え方を決めてください。

重複候補の同じIDで金額や状態が違う場合も、どちらかを勝手に採用しません。更新履歴なのか、取り込みの不具合なのかを元の記録へ戻って確認します。今回は内容まで同じ、という条件を明示した例です。

架空30行から4行を除外し購入24行と返金2行を採用する図 — 同一取引の重複1行、取消1行、期間外2行を除外し、返金2行は負の金額として集計します。

合計と商品別の数字を、別の計算で照合する

採用するのは購入24行と返金2行の計26行です。購入金額は、相談264,000円、講座88,000円、教材44,000円で、合計396,000円。返金38,500円を差し引くと357,500円になります。

今回の定義に沿った商品別の計算結果
商品	購入件数	購入金額	返金額	差引金額
相談	8件	264,000円	33,000円	231,000円
講座	8件	88,000円	0円	88,000円
教材	8件	44,000円	5,500円	38,500円
合計	24件	396,000円	38,500円	357,500円

確認は二方向から行えます。一つは商品別の差引金額、231,000＋88,000＋38,500＝357,500円。もう一つは元の単純合計からの調整です。

522,500
−11,000（重複）
−33,000（取消）
−33,000（8月分）
−11,000（10月分）
−77,000（返金38,500円をプラスからマイナスへ）
＝357,500円

返金の調整が38,500円ではなく77,000円なのは、元の合計にプラス38,500円が入っているからです。それを取り除いてゼロにし、さらに返金分を引きます。ここは、AIの説明がもっともらしくても実際に計算して確かめたい所です。

表計算で、採用26行の「商品」をA2:A27、「符号を揃えた金額」をB2:B27に置くなら、相談の差引金額は =SUMIF(A2:A27,"相談",B2:B27) で集計できます。条件に合う行の対応値を合計する関数です。参照：MicrosoftのSUMIF関数の説明。これは列をその配置にした場合の式で、元の30行表へそのまま貼る式ではありません。

AIへの依頼に、除外理由と再計算を含める

この表は説明用の架空取引です。
目的：2026年9月の完了取引の購入金額から返金を引く。
先に、列の意味と対象条件で不明な点を挙げてください。
条件：
・9月1日以上、10月1日未満。
・取消と期間外を除外。
・同一ID・同一内容の重複を一度だけ数える。
・返金は元データで正の数。集計用には負の数へ。
出力：
1. 元行番号を残した採用・除外と理由。
2. 商品別の購入件数、購入額、返金額、差引金額。
3. 全体合計との照合。
4. この表から言えることと言えないこと。
顧客数、利益、前月比、集客施策の効果は推測しない。

数式やプログラムを実行できるAI環境なら、使った集計式や処理も残します。文章で計算手順を説明しただけなら、実際に実行した結果とは区別してください。別の手段で照合できる元行番号があると、数値が違うときに戻る場所が分かります。

分析コメントは、表が答えられる範囲に収める

この架空データから採用できる説明と、追加情報が必要な説明
コメント	判断	理由
9月の定義した差引金額は357,500円	採用	対象・期間・計算条件が一致
相談の差引金額が3商品の中で最大	採用	231,000円で比較できる
相談は需要が伸びている	保留	前の期間や閲覧・問合せ数がない
相談が最も利益率の高い商品	保留	原価・対応時間・経費がない
購入者は24人だった	保留	24は購入取引数。人の重複を判定する情報がない