メルマガ配信前チェックリスト｜リンク・差し込み・宛先を確認する記録例

こんにちは。バナナデスクです。

メルマガの文章を読み直して、誤字も見つからない。テストメールも自分に届いた。ここまでできると安心しますが、配信前にはもう一つ、文章を読むだけでは分からない確認が残っています。

例えば「初めての方向けの申込ページ」と書いたボタンが、前回の購入者向けページへつながっていたらどうでしょうか。リンクは切れていなくても、行き先は間違っています。名前の差し込みも、自分へのテストでは正しく表示されるのに、名前を登録していない人には「様」だけが残るかもしれません。

配信前は、原稿・宛先・届いた表示・配信日時を同じ一通の版で確かめることが大切です。この記事では、配信サービスを問わず使える点検順序と、修正後まで記入した架空の確認記録を示します。メールの到達率や送信ドメインの設定、サービス移行は対象にしていません。

執筆：バナナデスク｜WEBビジネスの設計・集客・改善

最初に「今回送る一通」を特定する

確認中に本文や対象者が変わると、どこまで確認したか分からなくなります。厳密な管理システムがなくても、「10月の文章点検の案内・第3版」のように、原稿と配信設定を見分けられる名前を付けます。

日時は「火曜の夜」だけで残さず、年月日、時刻、タイムゾーンを記録します。開催案内なら、送信日時と開催日時、締切日時は別々の欄です。予約できたことを、配信が終わったこととして記録しないようにします。

配信対象を控えることと、古い対象一覧を本番へ固定することも違います。確認後に配信停止した読者を含めてしまわないよう、配信時にも停止状態が反映される設定かを確かめます。停止者を再登録して件数を合わせるような対応はしません。

宛先は、人数だけでなく含む条件・除く条件を見る

「200件から168件になったから合っている」では不十分です。誰を除いた結果なのかを確認します。以下は、候補の段階ですでにメールアドレスの重複を除き、配信同意と有効な状態を確認した200件を使う架空の計算です。

200件のうち今回の購入者が30件、運営用アドレスが4件あり、その両方に当てはまるものが2件あるとします。除外は30＋4−2＝32件です。したがって、候補に含まれるこの二条件だけで除外した段階の予定対象は200−32＝168件になります。

30件と4件を単純に二回引くと、重なった2件を重複して引いてしまいます。実務ではこの計算だけに頼らず、抽出した一覧と除外条件を照合します。また、168件は受信箱への到着件数ではありません。抽出後の停止、配信エラーなどで送信・到達の記録とは異なり得ます。

対象者の状態は、サービスによって「購読中」「配信可能」など呼び方が違います。画面のラベルを読み替えるだけでなく、どの状態を含める条件になっているかを見ます。テストでは自分が管理する少数のアドレスだけを明示的に選び、本番の一覧と取り違えないようにしてください。

リンクは「開く」から「正しい相手が用事を終える」まで確認する

本文からURLを目で確認した後、受信したメール側でも押します。ボタンに表示された文字と、実際のリンク先は別々に確認してください。文章だけ前回分から直し、リンクだけ古いままになることがあります。

申込や決済を実際に確定する必要がある試験は、テスト環境や決めた検証手順で行います。リンク確認のつもりで実注文を作らないようにします。停止動作を確かめる場合も、顧客の個別リンクを借りず、自分が管理するテスト用読者を使います。

Mailchimpの公式資料では、リンク確認機能が差し込みタグを含むリンク、ページ内アンカー、メール宛先リンクを確認できないことが説明されています。利用サービスの自動点検で「問題なし」になっても、対象外のリンクは残ります。出典：Mailchimp「Preview and Test Your Email」

差し込みは、値がある人・空欄の人・条件が違う人で見る

差し込みとは、氏名などの登録情報を本文へ入れる仕組みです。名前が入る一件だけを確認するのではなく、空欄や表示条件の違いも見ます。空欄を許して登録できるなら、その人にも自然に読める文が必要です。

例えば、氏名がある場合は「佐藤様」、ない場合は宛名の一行を省いて本文から始める、という形を選べます。これは表示方針の例です。具体的な条件式や初期値は配信サービスの仕様で設定し、他社の差し込み記号をそのまま貼りません。

通常のテストメールで本番の差し込みを再現できないサービスもあります。Mailchimpでは連絡先固有のタグはテスト送信では置換されず、連絡先情報を使うプレビューなどで確認すると案内しています。出典：Mailchimp「Getting Started with Merge Tags」

国内サービスのオレンジメールも、通常のテスト配信と、自分だけを読者として絞り込む実配信による確認を区別しています。実配信の方法を使う場合は、宛先が自分の管理するテスト用アドレスだけであることを、送信前に一覧で確認します。出典：オレンジメール「2つのテスト配信」

スマホは、画面の見た目と操作の両方を見る

配信エディターのモバイル表示は便利ですが、実際のメールアプリでも確認します。文字の折り返し、画像の表示、リンクの押しやすさは、本文を読み直すだけでは分かりません。自分の読者が使う環境をすべて再現できない場合は、確認した環境を記録し、全環境での表示保証とは区別します。

見る順番は、受信一覧の件名と差出人、開いた直後の要点、本文、ボタン、末尾です。画像が表示されない状態でも、何の案内か、期限はいつか、どこへ進むかが文章から分かるようにします。PCで読める横長の表は、スマホでは項目ごとの短い説明に変える方法もあります。

件名を短くしただけで、重要な条件を本文の末尾へ追いやらないようにします。料金や対象が一部の人に限られるなら、読む人が判断する箇所の近くで示します。

修正と再確認まで書いた、完成した点検記録

次は架空の配信担当者が点検した、という設定の記入見本です。当ブログでこのメールを配信した結果や、実端末を操作した記録ではありません。実際の運用では、自分が確認した値と環境へ置き換えます。

「全部OK」という一行だけより、どの版を、何で、どこまで確認したかが残ります。途中で本文を第4版へ変えたら、第3版の採用記録をそのまま使いません。直した箇所に加え、日付なら件名とボタン、対象なら差し込み表示など、影響する部分を再確認します。

最後は、配信直前の対象・版・日時を読み合わせる

未確認の宛先、誤った行き先、置換されない氏名、動かない停止手続きが残っているなら、配信を進めず原因を確かめます。一方、問題のない文の言い換えを何度も続ける必要はありません。読者が困る不備から優先して直しましょう。

送信後は、予約・処理開始・実際の送信・エラーを分けて記録します。自分への一通が届いたことだけで、全員へ届いたと扱わないようにしてください。初回から連続して送るメールを組む段階なら、5通のステップメールと開始・停止の確認例も使えます。今回の一通では、文章の完成と配信の準備完了を分けて確認するところから始めましょう。